Представьте себе: в одно прекрасное солнечное утро понедельника вы вдруг решили, что вам просто необходим новый смартфон. Может быть, такой же, как у коллеги из соседнего кабинета. А, может, выбрать модель, которой пользуется директор конкурентов? Много времени на размышления вы тратить не хотите, и окончательное решение примете в магазине, где вас ждет широчайший выбор самых разных моделей. Переступив порог магазина, вы удивляетесь и теряетесь? Ничего страшного, в этот момент к вам на помощь приходит консультант. И вот у него в руках сияет новенькая модель, способная похвастать экраном с диагональю в 5,5 дюйма. Брать? Не брать? Вернуться домой и еще подумать? Позвонить секретарю и посоветоваться?

Когда-то и мне пришлось оказаться в подобной ситуации. Только тогда я выбирал не телефон или компьютер, а систему управления документацией и процессами (СУД). Я все еще помню то чувство, когда, введя в поисковике Google фразу document and process management system, получил в ответ почти полмиллиона самых разных вариантов. Признаюсь, меня охватила легкая паника. Что делать? Как не ошибиться и не потеряться в этом океане информации?

Я поступил просто: выключил компьютер и вернулся назад – на производственное предприятие, которое я представляю. Ведь выбор лучше начинать с того, что знаешь лучше всего – в данном случае это были специфические потребности каждого производственного предприятия. Они лучше всего указывают направление поисков нужной СУД.

Какие еще потребности?

Сколько раз вам приходилось слышать, что потребность в СУД должна родиться внутри компании? Мне – без конца. И только когда я начал искать СУД, я понял, насколько важным является это правило, и как много нужно обдумать, чтобы определить для себя потребности компании. В конце концов, первоначальную потребность трубогибочного предприятия Triple D Bending я обозначил как желание справиться с хаотичными процессами. И только тогда с помощью СУД их можно было бы автоматизировать и оптимизировать.

Кроме того, я должен был не забывать еще об одной важной вещи: о требованиях, приходящих извне. На производственном предприятии они не менее важны, чем внутренние потребности. Ведь нам не хочется лишиться возможности принимать участие в тендерах только потому, что у нас нет сертификатов или инструмента, который помог бы представить отвечающие стандартам документы.

Проводя анализ внешних требований и внутренних потребностей, я задумался: какую же рациональную сумму компания в состоянии инвестировать в технологию СУД? Какие выгоды, результаты я хотел бы получить? Это помогло сузить круг поисков, отметая слишком дорогостоящие варианты.

Кто будет выбирать СУД, а кто – ею пользоваться?

Если с помощью коллег я еще мог определиться с потребностями компании, то процесс выбора они мне точно не упростили. Здесь действовало простое правило: чем больше мнений, тем дело становится все более запутанным. Я заметил, что лучше иметь одного человека (или стать им самому), который был бы способен видеть потребности компании, понять принципы действия СУД и возможности ее применения в компании. Он должен видеть и общую картину: полное видение бизнеса, направления, в которых развиваются рынок и технологии. Разумеется, всегда можно пригласить представителей компаний – разработчиков СУД, так называемых евангелистов, но и тут понадобится человек, который будет способен с ними дискутировать.

Если такого человека в компании нет, пригодится профессиональный консультант. Особенно это важно на производственных предприятиях, где требуются уникальные решения.

Функциональность, функциональность…

При выборе СУД я все планировал на несколько шагов вперед. Ведь заменить неподходящую СУД компании будет стоить гораздо дороже, чем нанять консультанта, провести анализ рынка и внедрить ту СУД, которая будет отвечать ее потребностям.

Итак, вернувшись в Google, я провел анализ функциональности СУД. Возможно, производственному предприятию пригодилось бы решение, поддерживающее облачные технологии (англ. Cloud based)? А, может быть, я и сам хотел бы иметь возможность создавать решения? Наконец, проанализировав информацию, я принял решение, что потребностям нашего производственного предприятия наилучшим образом соответствовал бы вариант, при котором была бы и функция автоматизации процессов (очень полезная и крайне важная вещь для производственных предприятий!), и возможность самостоятельно создавать решения (она пригодится, когда вы начнете адаптировать СУД к конкретным потребностям компании). Сама СУД должна была обладать гибкостью, быть несложной, чтобы ею мог управлять даже имеющий средние навыки потребитель. Когда я это понял, сразу все стало проще, так как количество вариантов сократилось вдвое.

Почему нужны отзывы?

Каждый портал, представляющий СУД, – это целый мир. Как не потеряться в этом море информации? В первую очередь я обратил внимание на такие моменты как информация о СУД и реализованные компанией решения, какие свойства системы подчеркиваются. По моему мнению, истории клиентов и их отзывы о продукте крайне важны. Отзывы я искал не только на официальной странице, но и в социальных сетях. Каково общее впечатление? Соотношение положительных и отрицательных отзывов? Есть ли истории успеха, опубликованные в печати, на веб-порталах? Например, о системе управления документацией и процессами DocLogix я узнал из печати, когда эта компания стала лауреатом конкурса European IT Excellence.

Каковы возможности СУД?

К тому времени я уже выбрал 5 систем управления документацией. Что дальше? Я стал еще внимательнее читать информацию, предлагаемую порталами. Тщательно просмотрел демо-записи, прочитал предложения и комментарии экспертов. Кроме того, я искал конкретные примеры, как именно адаптировалась конкретная СУД. Это позволило мне прийти к выводу о гибкости системы, о технологической новизне решений, об их адаптивности.  На этом этапе количество подходящих СУД для меня еще больше сократилось.

Пришло время познакомиться с разработчиками СУД?

Когда я нашел то, что меня действительно заинтересовало, я пригласил консультантов компаний для индивидуальной презентации. Теперь мне оставалось только разговаривать с представителями и внимательно слушать, что они говорят. Конечно же, обращая внимание на их мотивацию. Задавать конкретные вопросы и просить реальных решений и выполнимых обещаний. Я столкнулся и с такими разработчиками СУД, которые ничего не спрашивали, а только представили лучший из имеющихся у них вариантов. Их я выбирать не стал, и искал дальше – среди вариантов получше.

Каков рейтинг успеха?

Наконец, я нашел СУД, которая наилучшим образом отвечала потребностям и требованиям производственного предприятия. Я закрыл за собой двери магазина и стал учиться, как эту СУД заставить работать мне на пользу. Спустя год работы с СУД DocLogix мы имеем уникальные решения, отвечающие требованиям Triple D Bending (от эффективного управления собраниями до отвечающего стандартам технического обслуживания оборудования).

Опираясь на свой собственный опыт, могу сказать и вам – с выбором системы управления документацией и процессами перед вашей компанией откроется масса новых возможностей. Воспользуйтесь ими.