Решение для управления документами персонала

Кадровые документы и связанная с персоналом информация являются особо деликатными, и управление ими вызывает ряд проблем ответственным сотрудникам. Часто организации испытывают большие потери, когда во время несчастного случая или другой чрезвычайной ситуации оказывается, что работник не был знаком с последними правилами внутреннего трудового распорядка. Чтобы защитить себя от таких ситуаций и управлять кадровой документацией надлежащим образом, мы предлагаем использовать решение «DocLogix Персонал».

«DocLogix Персонал» поможет:

• Управлять кадровыми документами в отдельности от других документов компании;
• Строго контролировать доступ к документам персонала;
• Сортировать документы персонала (по сотруднику, по типу документа и так далее);
• Получать напоминания об истечении срока действия срочных договоров;
• Легко ознакомить сотрудников с новыми правилами. Для этого просто нужно запустить в системе процесс ознакомления с документом;
• Видеть, кто, когда и с какими правилами ознакомился;
• Получить напоминания, когда сотрудники опаздывают ознакомиться с документами;
• Просто контролировать сроки действия правил внутреннего трудового распорядка.

Автоматизированное и эффективное управление кадровыми документами и процессами

100 % конфигурация – шаблоны процессов создаются без программирования.

1.     Управление процессами трудоустройства и увольнения с работы

Перевод регламентных процедур в эл. пространство (составление ТД, подготовка рабочего места, создание доступа к сети, выдача средств труда и проч.). Вам больше не придется краснеть перед новым работником, что вы не успели подготовить ему рабочее место.

2.     Представление, утверждение и управление заявлениями работников

Управление документами об отсутствии на работе (отпуск, командировки) и другими кадровыми документами (представление, утверждение, комментарии, обработка)

3.     Планирование отпусков

Визуальный график планирования отпусков в календаре (по отделам, департаментам или др. выборкам) Своевременное планирование замещений.

4.     Электронное личное дело работника

Вся информация о работнике, все связанные с ним документы и их история в одном месте. Реализация архивирования и уничтожения документов в полном соответствии с требованиями правовых актов.

5.     Управление трудовыми договорами, сроками действия и изменениями в них

Возможность подписывать договоры и изменения в них квалифицированной подписью. Автоматические напоминания о продлении и истечении договоров.

6.     Должностные инструкции и матрица компетенций

Всегда доступные новейшие версии документов. Прозрачно и четко видимая ответственность работников.

7.     Проведение отбора персонала 

Определение потребностей и необходимых компетенций персонала, библиотека резюме кандидатов, отбор, планирование и проведение интервью, процесс найма.

8.     Управление процессами ознакомления персонала с распорядками и правилами компании

Для сбора подписей об ознакомлении с внутренними правилами и распорядками раньше требовалось несколько дней или даже недель. С помощью DocLogix можно мгновенно отправлять задания и видеть информацию об их выполнении в режиме реального времени. Система автоматически генерирует задания по ознакомлению новых сотрудников с этими документами.

9.     Управление разрешениями и предоставлением прав доступа

Формализация разрешений на использование различных ресурсов (напр.: банковская карта, автомобиль компании и проч.), лимитов (напр.: лимит топлива, лимит расходов на телефонную связь) или специальные доступы (напр.: использование различных информационных систем).

10.  Управление учетом рабочего времени

В проектных организациях, компаниях юридических услуг необходимо вести учет рабочего времени по нескольким конкретным видам работ. DocLogix значительно упрощает эту задачу.

11.  Самообслуживание работника и руководителя

Немедленное отражение и предоставление полной информации о работнике на информационных панелях работников (Dashboards).

12.  Интеграция с ИС расчета ЗП

Значительная экономия рабочего времени работников отдела персонала: автоматически передает данные о приказах на отпуск, командировки и о других случаях отсутствия на рабочем месте в системы расчета ЗП. В системе DocLogix отражается остаток отпуска.

13.  Организационная структура

Описание организационной структуре в древовидной структуре данных, принадлежность работников к структурным подразделениям, возможность определения права доступа по структурным подразделениям, простое перемещение работников из одного структурного подразделения в другое.

14.  Ежегодные оценки деятельности

Возможность ежегодной оценки деятельности, заполнение анкет, генерирование отчетов, хранение отчетов об оценке деятельности.

15.  Единое хранилище сертификатов

Мгновенная фильтрация списка работников по имеющимся сертификатам и другим компетенциям. Автоматические напоминания об окончании срока действия сертификатов.

16.  Обучение

Общедоступная информация об обучении, регистрация на интересующее обучение, информация о зарегистрированных участниках, подтверждение участников, возможность оценки обучения участниками.

17.  Управление доверенными материальными ценностями

На карточке каждого работника отражаются доверенные ему материальные ценности, средства труда (телефон, топливные карты и проч.) и лимиты (топлива, звонков и проч.). Нет необходимости запрашивать отдел персонала о ресурсах, находящихся в распоряжении конкретного работника – руководители получают эту информацию мгновенно.

18.  Возможность проводить опросы и тестирование работников

Управление опросами работников, проведение специализированных тестов после ознакомления с инструкциями по безопасности труда и другими документами.

Ожидаемые результаты применения решения по управлению кадровыми документами DocLogix:

•  экономия рабочего времени работников отдела персонала до 50 %;
• ускорение обработки заявлений работников на 70 %; 
• 100 % прозрачность и прослеживаемость;
• уменьшение объема бумажной работы по управлению человеческими ресурсами на 80 %;
• уменьшение расходов на бумагу на 40 %.

Интересует управление кадровыми документами в облаке (Cloud)?

Ищете инструмент для повышения гибкости, мобильности и эффективности организации? На портале облачного сервиса для утверждения кадровых документов можно легко заполнить, просмотреть и утвердить любые заявления работников на отсутствие на работе с любого мобильного устройства в любой точке мира в любое время дня. Это – конкретная выгода для всех специалистов вашей компании: руководителей, отдела персонала и сотрудников компании.