Решение по управлению закупками

Организация закупок – это сложный и зачастую неупорядоченный процесс. Работники финансовых отделов нередко жалуются, что процедуры закупок не формализированы, и каждый отдел осуществляет процесс по-своему. Другие проблемы управления закупками – это длительное согласование заказа на товары и нехватка централизованно накапливаемой информации о закупках. Без этой информации руководителям сложно принимать стратегические решения. Решение DocLogix позволит упорядочить и улучшить процессы закупок в вашей организации.

Решение DocLogix по управлению закупками предназначено для улучшения и автоматизации процесса закупки и поставок, а также для сокращения издержек деятельности. Благодаря решению процесс становится более понятным и проще отслеживается. Решение DocLogix по управлению закупками широко используется в различных организациях, которые централизуют закупочную деятельность и управляют ей, например, издавая и утверждая заявки на закупки, подготавливая и оценивая предложения, подавая заказы на закупки, утверждая счета, храня информацию о поставщиках и сделках и анализируя информацию по закупкам.

Решение поможет:

• легко подготовить заказ на товары, используя уже созданный шаблон;
• быстро и легко согласовать заказ на товары внутри организации;
• создать процессы согласования закупок (последовательности работ), адаптированные в соответствии с вашими потребностями. Для этого не требуются знания в области программирования – все можно выполнить с помощью графического редактора процессов;
• видеть всю информацию, связанную с выполненными / выполняемыми закупками, и контролировать расходы организации; в одном месте хранить все контакты поставщиков и предоставленные ими коммерческие предложения.

Польза от решения DocLogix по управлению закупками (числами):

• Скорость процесса закупок (от заявки на закупку до утверждения счета) возрастает примерно на 50 %.
• На 46 % улучшаются результаты благодаря управлению издержками и экономии средств.
• 100 %-ный контроль над расходами.
• До 50 % составляет сокращение просроченных задач.
• Экономится 70 % времени на генерирование отчетов.
• 100 %-ное соответствие процесса внутренним и внешним требованиям.

Преимущества решения DocLogix по управлению закупками:

Экономия возрастает благодаря централизации и стандартизации. Решение DocLogix обеспечивает более строгий контроль, стандартизованные процессы и возможность договариваться с поставщиками, минимизируя неутвержденные расходы. Контроль обеспечивается посредством процесса утверждения, когда ответственное лицо оценивает заявки в соответствии с предусмотренным бюджетом. Анализ управления расходами и экономии средств позволил определить, что результаты тех организаций, которые используют интегрированное решение по закупкам, на 46 % лучше, чем у организаций, которые таким решением не пользуются.

Благодаря автоматизации улучшается выполнение работ. Автоматизация процессов упрощает жизненный цикл закупок, а функции бизнес-процессов и автоматические уведомления ускоряют выполнение задач, сокращая временные промежутки между ними. Автоматизированный процесс утверждения устраняет большой объем ручного труда.

Достичь лучших результатов с помощью управления закупками DocLogix:

• создание одного общего документа с использованием шаблонов и автоматической синхронизации содержания;
• быстрый поиск документов по ключевым словам;
• загрузка счета-фактуры с помощью любых средств (сканер, факс, электронная почта и т. д.);
• интегрированная конверсия PDF;
• удобный просмотр приложений и метаданных.

Подсчитано, что предприятия, использующие автоматизированные процессы закупок, выполняют работы скорее и на 40 % быстрее доставляют товары и предоставляют услуги, чем старомодные предприятия.

Разумные решения, основанные на накопленной информации. Вне зависимости от того, используете ли вы решение DocLogix отдельно или интегрированным с вашей системой учета, оно представляет собой отличный инструмент для просмотра расходов в масштабе организации. Он укажет вам на препятствия и необоснованные закупки в вашей цепи закупок, а также поможет определить возможности сокращения издержек. Каждый пользователь может быстро получить доступ к необходимой информации благодаря использованию панелей мониторинга и диаграмм. Можно легко превратить необработанные данные в деловую информацию. Например, инструмент визуализации DocLogix позволяет бухгалтерии прогнозировать потребность в деньгах по определенным датам. Система позволяет покупателю загружать все получаемые предложения по закупкам и легко сравнивать их с использованием различных критериев.

Программное обеспечение размещает всю информацию об имеющихся продавцах, включая обратную связь от ваших работников относительно качества товаров или услуг. Это позволяет принимать лучшие решения при будущих закупках.

Более точные процессы более высокого качества. Функциональность автоматизации процессов системы DocLogix обеспечивает, что все участники знают, какие обязанности нужно выполнять и когда. Автоматические уведомления напоминают о приближающихся сроках и помогают предотвращать опоздания. Весь процесс прозрачен. Это особенно важно для компаний, действующих в соответствии с требованиями систем управления качеством.

Кто может воспользоваться решением DocLogix по управлению закупками?

Это решение полезно для всех, кто работает на любой должности в организации. Они могут выполнять следующие действия:

Каждый работник:

• Создать запрос на закупку и отослать его на утверждение руководителю
• Получить новейшую информацию о статусе заказа
• Подтвердить получение товаров или услуг
• Предоставить отзывы о поставщиках
• Иметь доступ ко всем документам, связанным со внутренней заявкой на закупку (например, получаемых предложений, заказов, чеков и счетов-фактур)

Начальник отдела

• Утверждать заявки на закупки
• Анализировать и контролировать расходы подразделений

Руководитель по закупкам

• Использовать шаблоны для подготовки заказов
• Выполнять оценки получаемых предложений
• Утверждать предложения продавцов
• Искать предложения и сохранять новые
• Отслеживать исполнение закупок
• Утверждать полученные счета-фактуры и относить расходы к соответствующим отделам
• Размещать договоры и делиться ими
• Анализировать и контролировать расходы и определять возможности для экономии

Финансовый руководитель / генеральный директор

• Легко получить доступ к заявкам на закупки и утверждать / отклонять их
• Отслеживать даты оплаты получаемых счетов-фактур
• Создавать подробное представление о расходах (планы и факты)