С радостью представляем Вам новую версию «DocLogix» – «DocLogix 2019». Эта версия отличается обилием функций, которые позволят Вашей организации работать еще эффективнее и удобнее.

Предлагаем ознакомиться с новинками версии «DocLogix 2019»:

• Электронная подпись
• Обновленные функции
• Более удобная связь с потребителем
• Более гибкая конфигурация атрибутов
• Новые возможности конфигурирования процессов
• Функции, облегчающие работу
• Более удобное управление контактами в рамках интеграции с LDAP
• Упрощенное администрирование системы и оптимизация быстродействия

Ознакомьтесь с DocLogix 2019.pdf

 

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ

 Реализация изменений спецификации ADOC. Использование алгоритма SHA256 в системе «DocLogix»

С 1 июля 2019 г. вступает в силу новая редакция приложений 14 и 16 к спецификации ADOC-V1.0 (утвержденная приказом старшего архивариуса Литвы за номером VE-6 от 28 января 2019 г.), которая предусматривает, что меняются используемые алгоритмы, допускаемые для формирования электронных подписей. До сих пор, в соответствии со спецификацией ADOC-V1.0, для формирования электронных подписей использовались алгоритмы образования сводки данных SHA1 или SHA256.

В новой редакции спецификации ADOC алгоритм SHA1 считается уязвимым и небезопасным, поэтому он устранен из списка допустимых к использованию алгоритмов. С 1 июля 2019 г. SHA1 не подлежит использованию.

С новой версией DocLogix полностью реализует данные изменения спецификации.

Клиентов, которые обладают старыми версиями системы «DocLogix», приглашаем их обновить.*

* Рекомендуем обратиться к руководителю обслуживания клиентов, курирующему Ваше предприятие, либо к специалисту по обслуживанию системы «DocLogix».

 

Профиль действительности копии электронной подписи

Клиенты, подписывающие документы электронной подписью, иногда сталкиваются с проблемой, когда, по техническим причинам (своевременно не повышенный уровень подписи, истекший срок действия, устаревший сертификат или подобный), документы, подписанные электронной квалифицированной подписью, становятся недействительными и отсутствуют возможности при помощи технических средств снова сменить их статус на действительный. Литовский центральный государственный архив не принимает на долгосрочное хранение недействительные документы.

До сих пор единственным способом решения подобной проблемы была распечатка выписки документа и подписание ее бумажной версии.

Для того, чтобы помочь клиентам решить эту проблему, посредством DocLogix реализуется профиль действительности копии электронной подписи.

Что до сих пор присутствовало в системе DocLogix:

• Подписанные в системе DocLogix электронной подписью документы, которые соответствуют спецификации ADOC-V1 и сертификаты подписей которых обладают действительным статусом, помечены значком зеленого цвета.
• Документы, подписи которых являются недействительными или не соответствуют спецификации ADOC-V1, помечены значком красного цвета.

В новой версии:

• В системе DocLogix реализована функциональность, позволяющая подписывать документы электронной подписью, предназначение которой – профиль действительности копии, а также продвижение подобной подписи до уровня XadES-X-L.
• Для Вашего удобства, документы, подписанные подписью с данным профилем, отображаются в системе со значком желтого цвета.

Управляйте потребностью в действительности копии, используя для этого стандартную функциональность заданий и процессов: создавайте задания или шаги процесса для подтверждения действительности копии с возможностью требования подписи. Выполняйте и подписывайте несколько заданий, связанных с действительностью копии, одновременно.

 

Поддержание электронной подписи формата ASiC (Associated Signature Containers)

Электронная подпись, как крайне удобное средство подписания документов, широко используется не только в Литве, но и в странах Балтии, а также в других иностранных государствах.

С 2019 г. Эстония объявила, что широко используемый формат .bdoc постепенно подлежит замене на более надежный формат ASiC, соответствующий международным стандартам.

ASiC (еще известный как BDOC-TS или ASiC-E LT) – это один из самых широко используемых форматов электронных подписей в странах Балтии. С этих пор, получив документ, подписанный в данном формате, Вы сможете перенести его в систему «DocLogix» и проверить его действие. Это облегчит работу наших клиентов: как находящихся за рубежом, так и работающих с иностранными компаниями.

 

Возможность использовать больше времени известных клиентов

Мы предоставляем возможность выбора из более широкого списка времени известных клиентов. Из-за использования конкретных поставщиков, мы рекомендуем обратиться к руководителю процесса обслуживания клиентов, курирующему Ваше предприятие, либо специалиста по обслуживанию системы «DocLogix».

 

Отправляйте задание для ознакомления c требованием электронной подписи

С этих пор, составляя задание для ознакомления, Вы сможете установить, чтобы получатель задания ознакомился с ним под расписку: т.е. выполнение задания подтвердил электронной подписью.

 

 

 

ОБНОВЛЕННЫЕ ФУНКЦИИ

 

Усовершенствованный / улучшенный перевод в PDF

Стремясь к тому, чтобы клиентам было предоставлено более точное и надежное изображение формата PDF, мы усовершенствовали функциональность конвертирования в PDF. С этих пор он будет работать надежнее и будут поступать изображения PDF, более точно соответствующие оригиналу, а также будет применяться более быстрая скорость создания просмотров и более легкая подготовка сервера.

После обновления версии, используемые в документе символы, картинки или шрифт во время конвертирования в формат PDF будут отображаться точнее.

Шаблоны для отправления электронной почты

С этих пор готовить и отправлять шаблонные письма станет еще проще. Основные функции:

• Возможность составить индивидуальные шаблоны для разнообразных типов документов.
• Можно использовать информацию документа (метаданные) и включать ее в необходимые места шаблона.
• Возможность изменить информацию перед тем, как отправить письмо, сформированное на основании шаблона.

 

 

БОЛЕЕ УДОБНАЯ СВЯЗЬ С ПОТРЕБИТЕЛЕМ

 

Адаптируйте стиль выводимых строк под свои потребности

Мы создали новую функциональность, которая придаст системе цвета, а клиентам предоставит больше свободы. Выделите важные документы или записи и передайте их в описанном стиле в изображениях. Быстрее замечайте важнейшие изменения или актуальную информацию.

Возможные конфигурации отображения строк:

• Цвет фона (background color)
• Выделение текста (BOLD)
• Текст курсивом (Italic)
• Подчеркнутый текст (Underline)
• Перечеркнутый текст (Strikethrough)

Образец персонализированной стилистики строк:

 

Личный выбор цветов системы DocLogix / Личный выбор цветов рабочего пространства DocLogix

В версии «Doclogix 2017 R2» мы предложили клиентам выбрать из 7-и цветов системы DocLogix.

В новой версии мы предоставляем возможность потребителю самостоятельно выбирать цвет системы DocLogix, если администраторы организации не предусмотрели иного.

Теперь каждый потребитель может решить, с какого цвета рабочим пространством он желает работать.

 

 

Используйте дерево документов удобнее

В зависимости от длины названий Ваших дел, может возникнуть потребность видеть полные или частичные названия дел.

С этих пор система запомнит Ваш последний выбор и в следующий раз, открыв DocLogix, ширина дерева документов будет отображена так же, как и в последний раз.

 

 

Динамично адаптируемая высота поля

Во время заполнения поля множественного выбора смогут расширяться автоматически, поэтому Вам не придется заранее фиксировать их размер. Это позволит оптимизировать формы и не перегружать их незаполненными или частично заполненными полями.

 

Более гибкая конфигурация полосы задания

Теперь Вы можете выбрать, что отображать в полосе задания: отправителя задания или куратора задания либо только название задания без указания отправителя / куратора.

 

БОЛЕЕ ГИБКАЯ КОНФИГУРАЦИЯ АТРИБУТОВ

Для того, чтобы предложить клиентам более гибкие возможности адаптации и сконфигурировать атрибуты системы в соответствии с потребностями собственной организации, для удобства клиента в новой версии «DocLogix 2019» мы разработали инструменты, при помощи которых Вы сможете:

Индивидуализировать изображение приложений

Расширенная конфигурация атрибута приложений документов: создайте свои изображения атрибутов и причислите их к различным типам документов.

Таким образом, приложения документов будут изображены с использованием изображения, установленного для типа документа: например, не выводятся те поля, которые не имеют смысла для данного типа документа.

 

 

Установить фильтр пересмотра на уровне формы

Эта функция позволяет указывать различные фильтры для одного и того же атрибута типа пересмотра с использованием другого фильтра в настройках атрибута формы. Поэтому один и тот же пересмотр может использоваться в разных формах и позволять выбирать из других значений. Это позволяет эффективнее повторно использовать имеющиеся атрибуты пересмотра.

 

 

Определить, изменения каких атрибутов следует зафиксировать в реестре (англ. log‘ )

Предоставляем более гибкую возможность конфигурации истории изменений. С этих пор Вы сможете выбирать, какие атрибуты система будет фиксировать и сохранять в реестре (англ. log). Таким образом, можно избежать избыточной или ненужной Вам информации. Вам нужно будет всего лишь настроить поля, которые Вы хотите зафиксировать в истории изменений.

 

 

 

НОВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ КОНФИГУРАЦИИ ПРОЦЕССОВ

Представляем новые возможности для автоматизации процессов Вашей организации. Оптимизируйте процессы Вашей организации, используя для этого новые возможности.

Изменение дела документа при помощи шага автоматического процесса

Инструмент, предназначенный для конфигурации, процесса мы дополнили новыми функциями. С этих пор, клиенты, создающие процесс, будут обладать возможностью автоматически причислять документ к указанному делу. Опишите изменение дела документа в процессе нажатием одной кнопки.

 

Возможность расширить процесс посредством специфических автоматических шагов

Мы реализовали возможность автоматического выполнения специального процессуального шага, в котором описывается конкретное решение организации или его часть.

Для подготовки специального процессуального шага необходимо обладать компетентностью программиста.

Возможные образцы использования:

• Процесс автоматически экспортирует документ в желаемом формате и размещает его в хранилище файлов или подобном.
• Электронное письмо с соответствующими приложениями высылается автоматически, в соответствии со страной получателя.

 

 

ФУНКЦИИ, ОБЛЕГЧАЮЩИЕ РАБОТУ

 

Размещение печатей PDF во время конвертации в PDF

Во время конвертации выберите и разместите печать PDF. Теперь Вы сможете подобрать наиболее подходящую конфигурацию штемпелевания PDF – индивидуально для каждого отдельного документа или приложения. Таким образом, Вы сможете подобрать на странице наиболее подходящее место для печати и т.д.

 

Автоматически обновите поля шаблона MS «Word»

С этих пор, работая с программой MS «Word» напрямую через систему DocLogix, Вы сможете установить, чтобы информация, выносимая на поля шаблона, после открытия приложения MS «Word», обновлялась автоматически (либо MS «Word» предложит обновить поля).

 

БОЛЕЕ УДОБНОЕ УПРАВЛЕНИЕ КОНТАКТАМИ В РАМКАХ ИНТЕГРАЦИИ С LDAP

 

В новой версии мы расширили интеграцию LDAP (англ. Lightweight Directory Access Protocol) за счет двух новых функций. Сейчас Вы сможете:

Создать новое значение просмотра во время синхронизации LDAP, если до этого она не была создана.

Например: автоматически создавать новое значение для такой информации, как: должность, страна, город, образование и прочее.

Поэтому синхронизация LDAP будет требовать меньше контроля: не нужно будет вручную создавать новые значения просмотра.

 

Сконфигурировать интеграцию LDAP, чтобы во время выполнения синхронизации были бы заполнены поля Doclogix (просмотры), связываемые с потребителем на основании информации, введенной в LDAP.

Например: таким образом, можно синхронизировать руководителя потребителя Doclogix из информации потребителя LDAP.

 

УПРОЩЕННОЕ АДМИНИСТРИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ И ОПТИМИЗАЦИЯ БЫСТРОДЕЙСТВИЯ

 

Более гибкая конфигурация поля действия интеграций

До сих пор у клиентов была возможность сконфигурировать запуск асинхронных работ (как стандартных, так и дополнительных интеграций), с указанием желаемого периода выполнения и частоты повторного выполнения.

Однако, отсутствовала возможность предусмотреть период времени, когда интеграция не подлежала бы осуществлению (например, отсутствовал бы запуск в периоды самого интенсивного использования системы). Теперь появилась возможность добавить ограничения поля, когда асинхронные работы не могут быть запущены к выполнению.

Например: не осуществлять интеграцию с системой MS «Navision» в указанные временные отрезки: с 16.00 час. до 16.30 час.

 

 

Сконфигурируйте поочередный запуск асинхронных работ

Иногда асинхронные работы связаны и должны выполняться с заранее предусмотренной очередностью. Ранее подобное выполнение было сложно обеспечить, но теперь несколько работ можно объединить в одну и тогда они будут выполняться последовательно, т.е. распределить по Вашему усмотрению.

Таким образом, можно будет избежать перекрытия связанных работ.

 

Выполните асинхронную работу сразу же, без дополнительной конфигурации

С этих пор администраторы системы DocLogix смогут выполнять асинхронную работу (интеграцию и т.д.) одним нажатием кнопки: не нужно будет менять стандартные настройки выполнения.

Процесс будет запущен к выполнению в течение 1 мин., в результате нажатия кнопки «Выполнить сейчас».

 

Отложите запуск автоматически запускаемых прцессов

Нередко запуск процесса во время создания или возвращения документа является длительной и сложной операцией (зависит от особенностей конфигурации процесса).

В данном случае, запуск процесса можно выполнить асинхронно (отложить его).

Теперь Вы можете установить, чтобы процесс запускался асинхронно. Таким образом, улучшается потребительский опыт, так как документ создается значительно быстрее.

 

Выбрать потребность заполнения полей шаблона MS «Word»

Определите, для каких типов документов (профилей) должны быть обновлены значения полей шаблонов MS Word. Это можно выполнить, воспользовавшись указанным ниже параметром. В результате надлежащей конфигурации, система произведет обновление полей только для выбранных типов документов и не станет пытаться обновить значения полей для других приложений MS Word. Таким образом, типы документов, для которых не требуется обновление шаблонов MS Word, не будут влиять на всю систему и будут работать быстрее.

«DocLogix 2019» полностью сочетается с новейшими технологиями:

• Windows Server 2019
• SQL Server 2017 (на платформе Windows)