Volfas Engelman

Volfas Engelman – пивоваренный завод, отсчитывающий уже второе столетие своего существования. С 1999 г. компания принадлежит финской группе предприятий Olvi. Volfas Engelman – член гильдии пивоваров Литвы и Литовской ассоциации экспортеров пищевых продуктов (LitMEA). На предприятии работает более 230 человек.

Партнерство между DocLogix и Volfas Engelman длится уже более 15 лет. За это время на предприятии были внедрены следующие решения:

• управление входящей и исходящей документацией предприятия;
• управление процессами счетов;
• интеллектуальное управление договорами;
• управление другими внутренними документами бухгалтерии, маркетинга, логистики, торговли, персонала.

Ситуация до внедрения

Проблемы, которые предстояло решить:

• неэффективное управление документами предприятия;
• длительные процессы утверждения счетов и договоров;
• высокие расходы на распечатку и архивирование бумажных документов.

Управление счетами

Проблемы:

• обилие ручной работы;
• высокая вероятность ошибок;
• большие затраты времени на введение каждого счета
• необходимость распечатки всех счетов на бумаги и последующее сканирование в систему.

В течение многих лет счета по одному сканировались, и все данные вводились в систему Doclogix вручную. Это занимало уйму времени и было связано с немалым количеством ошибок. Было решено искать надлежащее решение, которое помогло бы оптимизировать этот процесс – сократило бы время ввода счетов и минимизировало вероятность ошибок. Многие решения, предлагавшиеся предприятиями ИТ, были либо непригодными, либо слишком дорогими. Однако в 2017 г. было наконец найдено то, что полностью отвечало ожиданиям предприятия: автоматический процесс распознавания счетов (OCR) с помощью Konika Minolta, который смог предложить DocLogix.

Решения:

• Внедрение программы автоматического распознавания (OCR) и быстродействующего сканирования и использование на этапе обработки счетов.

Цифры по проекту:

• Проект осуществлен за 6 месяцев.
• В среднем за месяц через систему обрабатывается свыше 1100 счетов поставщиков.
• Процессы адаптированы для конкретного пользователя в соответствии со сферами его ответственности.

Интеллектуальное управление договорами

Проблемы:

• неэффективный и хаотичный процесс согласования договоров;
• человеческий фактор.

Решения:

• Описание процесса
• В системе созданы правила, регламентирующие время, в течение которого работник обязан утвердить договор.
• Внутренний аудит процесса.
• Мобильное приложение для руководителей, позволяющее им утверждать договоры из любой точки земного шара.

Цифры по проекту

• Проект осуществлен за 4 месяца.
• В среднем за месяц через систему обрабатывается 80 договоров.
• Процессы адаптированы для конкретного пользователя в соответствии со сферами его ответственности.

Советы тем, кто планирует внедрять систему управления документами и процессами:

• Начните с анализа рынка.
• Работайте с установщиками системы и все проблемы решайте здесь и сейчас.
• Если чего-то не знаете – спрашивайте.
• На предприятии назначьте одного человека, который работал бы с системой и думал над тем, что и как можно было бы усовершенствовать.
• До начала переноса процессов в систему как можно точнее опишите их. От этого напрямую зависит конечный результат.
• Обратите внимание на то, как в системе обеспечивается безопасность ваших данных.
• Не пытайтесь снова изобретать велосипед, т. е. в ходе повышения эффективности процессов и их переноса в цифровое пространство не переписывайте этапы, которые и так действовали хорошо.