Год прорыва в области цифровой коммуникации: электронная подпись в скором времени станет обыденностью

Хотя сегодня абсолютное большинство документов создается на компьютере, их все еще надо подписывать от руки. В результате они слишком долго залеживаются на полках, которые порой уже просто ломятся от бумаг.

Вы когда-нибудь пытались подсчитать, сколько документов подписывается в вашей компании за неделю? Сколько длится процесс подписания договора? Пожалуй, все мы сталкивались с напряженной ситуацией, когда приходилось тратить свое время в ожидании возвращения начальника, поскольку только он может завизировать необходимый документ, хотя воспользоваться мобильной электронной подписью было бы гораздо проще и быстрее.

Уже сейчас очевидно, что этот революционный инструмент – электронная подпись – становится удобной повседневностью, и в скором времени при помощи электронной подписи мы сможем не только подписывать документы, но и голосовать на парламентских выборах. Предпосылки для усовершенствования процесса управления документооборотом существуют и сегодня, однако до сих пор на рынке не хватало законченных и, что самое важное, удобных решений. Таких, которые были бы недорогими, не требовали сложного процесса установки и вместе с тем давали возможность архивировать документы компании и централизованно хранить их в облачных хранилищах. Ситуация меняется – компания DocLogix представляет новое поколение инструментов для подписания документов и управления документацией.

«Представьте, что процесс подписания договора с партнерами уже не занимает у вас 2 недели, а сокращается до нескольких минут. Вы можете представить, как это подействует на ваш бизнес и позволит сэкономить время, энергию, затраты?» – говорит Андрюс Гирдвайнис, директор Деловой линии компании DocLogix.

Недорого в установке, легко в использовании, хорошо развитый мобильный доступ

Специально для этой цели компания DocLogix как один из самых прогрессивных мировых поставщиков систем управления документацией и процессами собрала коллектив специалистов, которые разработали продвинутый инструмент управления документацией. Он включает в себя три отдельных решения, помогая компаниям: 1) подписывать договоры при помощи квалифицированной электронной подписи, 2) управлять кадровой документацией и 3) оцифровывать, распределять затраты по источникам их образования и утверждать счета, а также хранить данные о клиентах и связанные с ними документы.

Все решения базируются на облачной архитектуре, благодаря чему дистанционным образом можно не только представлять, утверждать и управлять документами, но и быстро находить необходимую информацию. Для предприятия-пользователя системы это означает, что все документы компании концентрируются в одном месте, т. е. в облачном хранилище, что дает безопасный доступ к ним из любой точки мира и с любого компьютерного устройства в соответствии с предварительно установленными правилами конфиденциальности документации.

«Не секрет, что руководители предприятий все чаще работают вне офиса, используя для исполнения своих обязанностей мобильные устройства. Теперь они смогут подписывать документы при помощи всех инструментов электронной подписи (считывателей карт, мобильной подписи и т. д.)», – излагает преимущества облачных вычислений руководитель облачных проектов компании DocLogix Томас Масюлис.

Благодаря этому решению, работающему по принципу облачной архитектуры, происходит минимизация затрат, у предприятия отпадает необходимость в наличии собственной IT-инфраструктуры, оно может приступить к использованию услуг системы сразу, а затраты на установку весьма невелики.

Подписать и найти документ теперь станет проще

Специалисты-разработчики системы продумали и реализовали решения, актуальные на всех стадиях существования документа: программа сама позаботится, чтобы подлежащие согласованию и подписанию документы были отправлены нужным людям, которые позже будут автоматически получать информацию о ходе выполнения. Работникам предприятия система отправляет уведомления об утверждении закрепленных за ними документов, а менеджерам – уведомления о полученных от сотрудников запросах. Все лица, связанные между собой одним процессом подписания, могут виртуально комментировать документ или задавать вопросы. В конечном итоге согласованный документ подписывается электронной подписью, которая имеет юридическую силу. Все документы сохраняются в системе и обладают взаимосвязями, поэтому при необходимости можно легко проследить процесс их выполнения. Устаревшие документы архивируются, чтобы пользоваться системой было еще более удобно и быстро.

«Сегодня, когда одной из самых больших забот предприятия является поиск эффективности, мы должны использовать все возможности для более продуктивной работы. Для управления документацией традиционных офисных компьютерных программ уже не достаточно, позвольте документам самостоятельно путешествовать по виртуальному пространству, а людям – избавиться от «ярлыков» курьеров и найти в своем распорядке дня дополнительное время для тех работ, которые приходилось постоянно откладывать», – уверяет г-н Гирдвайнис.