На исходе лета мы представляем вам урожай этого года – новую версию DocLogix – DocLogix 2016. На этот раз мы предлагаем массу усовершенствований и новинок, которые позволят вашей организации работать еще эффективнее.

Итак, новое в DocLogix 2016:

• Возможность подписывать документы электронной подписью PDF;
• Обновления календарей: учет рабочего времени персонала, формы быстрого обзора и цветовое решение событий в календаре;
• Составление и рассылка персонализированных отчетов;
• Еще более удобный импорт документов из третьих систем;
• Усовершенствования детального поиска;
• Более удобная загрузка электронных писем.

Электронная подпись PDF – для движения эл. документации без границ

Мы хорошо понимаем значение электронной подписи для эффективной деятельности организации, поэтому с радостью сообщаем, что невероятно широко распространившийся в мире формат э-подписи PDF уже предусмотрен и системой DocLogix 2016. Таким образом, вам не понадобятся дополнительные программы, чтобы подписать документы в формате PDF. Теперь вы можете это сделать просто и быстро прямо в системе DocLogix.

Немного о новом стандарте:

«Формат электронной подписи PDF стремительно набирает популярность. Очень вероятно, что он разрушит существовавшие до сих пор технологические стены электронной подписи между государствами. Уже сегодня э-подпись PDF признается во всем Европейском Союзе. Так что эта функция DocLogix 2016 приобретет особенную актуальность для наших клиентов, работающих на международном рынке», – утверждает руководитель продукта DocLogix Томас Масюлис.

По сравнению с форматом ADOC, электронная подпись в формате PDF гораздо удобнее в использовании. Получив файл ADOC, часто люди теряются: как его открыть, подписать, проверить действительность (валидность) подписи? Для считывания формата ADOC необходимы специальные программы, а получатели не всегда ими располагают или не всегда знают, как с ними обращаться. Новый формат более универсален, привлекателен и более доступен для понимания:

• для просмотра документов, подписанных э-подписью PDF, не нужно никаких специальных инструментов – только компьютер с программой Adobe Acrobat Reader;
• PDF-файлы открывают браузеры, хранилища данных, CRM-системы и т. д.;
• документы в PDF-формате позволяют сохранить все современные текстовые редакторы. Если договор вы составили в формате Microsoft Word, перед подписанием его всего лишь придется сохранить в формате PDF;
• это европейский формат э-подписи, основанный на международном стандарте ETSI, который признается в большинстве стран мира.

Основные функции подписания документа э-подписью PDF:

• Возможность заранее установить, какие документы и какой именно э-подписью вы будете подписывать. Все форматы э-подписи, поддерживаемые системой DocLogix (Adoc, BDOC EDOC), остаются в силе. Не беспокойтесь, вам не придется ломать голову над тем, какой э-подписью какой документ подписывать. В зависимости от типа документа или будущего цикла его существования (отправляется наружу из компании или нет, будет передан в государственное учреждение или не будет, будет храниться 50 лет или всего лишь 3 года и т. д.), ваш системный администратор заранее установит, какую подпись нужно будет использовать. Вам всего лишь останется нажать на кнопку «Подписать».
• Дополнительное э-подписание. Точно так же, как и привычной для вас «реальной» подписью, один и тот же документ смогут подписать несколько человек. Кроме того, у вас будет возможность подписать и метаданные.
• Добавление отметки времени. Добавление отметки времени интегрировано в процесс подписания. Система DocLogix в зависимости от уровня подписи поставит необходимую отметку на документ или подпись.
• Проверка валидности электронной подписи. Э-подпись PDF очень просто просматривается и проверяется. По получении документа, подписанного PDF-подписью, вам не придется использовать специальную систему или программное обеспечение, чтобы просмотреть этот документ, проверить его законность и корректность. Это вы сможете сделать очень просто – при помощи элементарного программного обеспечения в своем компьютере Adobe Acrobat Reader. Также валидность э-подписи можно будет проверить и внутри системы, не пользуясь программой Adobe Acrobat Reader – DocLogix распознает подпись и скажет, если с ней что-то окажется не так (напр.: не хватает отметки времени).
• Массовое э-подписание. Хотите э-подписью PDF подписать несколько документов? Как и раньше, отметьте в системе, какие документы подписываете, и нажмите на «Подписать». В системе DocLogix начнется процесс подписания, в который будут включены все выбранные вами документы. Эта функция работает, когда подписи ставятся с сертификатом идентификационной карты. Благодаря ей вы сэкономите уйму времени.
• Автоматическое подписание PDF-документа неквалифицированной электронной подписью. Эта функция обретет крайнюю важность в тех случаях, когда вы сделаете выбор в пользу автоматизации процессов. Напр.: регистрировать полученные документы и автоматически подписывать регистрационные метаданные.
• Функция э-подписи связана с заданиями на утверждение документа или с процессуальными действиями. Ваш администратор системы DocLogix или другой человек, дигитализирующий остальные процессы в системе, может выбрать такую опцию, что для выполнения заданий или утверждения документов определенного типа требуется э-подпись. Теперь вам не придется отдельно отмечать, кто и когда должен подписать документ. Система может самостоятельно потребовать от потребителя заверки в том числе э-подписью PDF.
• Просмотр детальной информации о подписавших лицах. Если вы захотите узнать, кто подписал документ, вам не придется открывать его и искать информацию. Система сконфигурирует список с подробными данными всех подписавших.

Календарь DocLogix – удобный учет и мониторинг времени событий и объектов

В новой версии DocLogix 2016 мы много внимания уделили повышенной адаптивности календаря DocLogix. Одна из наиболее универсальных возможностей использования календаря – учет рабочего времени персонала.

Календарь DocLogix эффективно сокращает рабочую нагрузку на отдел управления персоналом, поскольку работники САМИ отмечают отработанное ими время. Сотрудник отдела персонала сразу видит, кто и сколько времени отработал, кто работал, а кто уезжал в командировку. Более того – когда работник введет все данные в календарь, любые дальнейшие изменения должен подтвердить его руководитель. Так, табели или ведомости учета рабочего времени будут составляться гораздо проще и быстрее.

Здесь мы приводим один из возможных сценариев использования календарей DocLogix. Это незаменимый помощник в управлении резервированием автомобилей, залов заседания или других внутренних ресурсов, при учете и мониторинге отпусков работников, в управлении календарным графиком проверки оборудования и т. д.

Помимо прочего, в этой версии появляется возможность:

• быстро просмотреть детальную информацию о событиях в календаре, не входя в каждое из них;
• разные события помечать соответственно разнымцветом, таким образом, отделяя визуально одни события от других.

Вам не терпится испытать календари DocLogix на деле? Обращайтесь к администратору DocLogix вашей организации, и он включит эту функцию, установит необходимые параметры, руководствуясь обновленным руководством для администратора DocLogix 2016.

Уже ведется набор в группы на курсы обучения администраторов календаря DocLogix. Узнать об этом подробнее и зарегистрироваться можно по электронной почте: sales@doclogix.com.

«Активные» каталоги (hot folders) – быстрый импорт документов из третьих систем

Часто для наших клиентов DocLogix становится центральной системой, в которой накапливаются документы и информация о деятельности всей организации. Поэтому в этой версии мы представляем на редкость простой вариант импорта информации из третьих систем или устройств. Документы с эл. почты, сканера, ERP или другой используемой системы загрузить в центральную систему управления документацией DocLogix теперь не представляет никакого труда. Вы сможете автоматически импортировать документы из любого доступного системе каталога Windows.

Наиболее часто встречающиеся варианты использования «активных» каталогов (hot folders):

• Автоматическая загрузка сканированных документов в систему DocLogix. Вы все еще получаете массу бумажных документов, которые приходится сканировать, а затем переносить в систему DocLogix для дальнейшего управления? Объедините эти два действия: сканируйте документы, а загрузку в систему DocLogix автоматизируйте. Теперь это сделать будет очень просто.
• Обновление информации из других систем организации. Если клиент использует активные каталоги, система проверяет, не обновлялся ли ранее присланный документ. В случае обновления DocLogix это заметит и обновит информацию.
• Автоматическая загрузка в систему документации «мобильных работников» и начало процесса обработки. Вы работаете в компании, занимающейся предоставлением услуг, где менеджеры, брокеры, руководители проектов или мастера постоянно находятся в разъездах и в пути формируют заказы, договоры, акты сдачи? Отличная новость: теперь система DocLogix сама «соберет» результаты их работы (сфотографирует акты приема с подписями клиента, новые листы заказа, договоры, которые начали составляться).

Как это работает?

Используя функциональность «активных» каталогов DocLogix, вы сможете автоматизировать перенос документов из третьих источников в систему DocLogix, одновременно характеризуя их метаданные.

Вам всего лишь придется хранить документы в общедоступном каталоге (Shared folder), пользуясь такими клиентскими программами как MS Office, Outlook, Windows Explorer. Все остальное сделает система – разместит документ, создаст его описательную карточку, присвоит первичные средства защиты, сохранить. Если вы хотите, чтобы документы сразу закреплялись за разными файлами, вам придется создать несколько каталогов.

Наряду с новой версией мы представляем и подробное руководство для администратора, которое проинструктирует администратора DocLogix вашей организации, как установить функцию быстрой загрузки документов в систему DocLogix. Уже ведется набор в группы на курсы обучения администраторов управления «активными» каталогами DocLogix. Более подробная информация и регистрация: sales@doclogix.com.

Составление и рассылка персонализированных отчетов

Вы хотели бы наблюдать за тем, что происходит в системе DocLogix? Сколько документов утверждено, сколько отправлено, сколько получено? Интересуют другие постоянно меняющиеся показатели деятельности? Сегодня мы предлагаем вам возможность сформировать рассылку отчетов о произведенных в системе DocLogix действиях. Эта функция особенно пригодится сотрудникам отдела персонала, руководителям отделов, которые должны следить за занятостью работников, объемом выполненных работ (напр.: сколько договоров с клиентами подписал работник Х за неделю, сколько заявлений на отпуск было заполнено и т. п.).

Как это работает?

Для составления форм отчетов по выбранным вами срезам сбора данных вам понадобятся знания в области SQL и HTML, а унифицированный образец такой формы вы найдете в системе DocLogix, в разделе «Помощь». При помощи этих двух составляющих вы сможете создать наиболее удобную для вас форму, которую регулярно будете получать по электронной почте.

Электронные письма – позвольте системе обрабатывать эл. письма вместо вас

Успешные предприниматели уже убедились в том, что путь к успеху невозможен без эффективного управления информацией. А куда ее стекается больше всего? Конечно, в ваш электронный почтовый ящик. В новой версии системы обработка электронных писем стала гораздо более удобной. Будет проще их фильтровать, осуществлять поиск, так как письма через контактные данные будут связаны со всеми документами данного контакта, уже находящимися в системе.

Автоматический импорт писем из специальных почтовых ящиков загрузит не только адрес эл. почты отправителя, но и создаст карточку контакта или свяжет письмо с контактом, уже существующим в вашей базе контактов.

Оптимизированный детальный поиск – поиск только в заданных местах

Заметив, что иногда детальный поиск DocLogix, доступный через раздел «Поиск и отчеты», все еще с трудом «поддается» простому пользователю системы, мы оптимизировали данную функцию. Теперь вы быстро и без труда найдете все документы, поскольку поиск будет осуществляться только среди указанных вами типов документов, а не во всей системе.

1. Поиск по типу документа – возможность искать, выбрав тип документа и введя ключевые слова прямо в интересующую вам строку запроса;
2. Упрощенное окно детального поиска, которое администратор системы может сконфигурировать таким, какое ему нужно. Т. е. ему будут показаны только те строки, которые он использует при создании карты документа данного типа.

Дополнительные усовершенствования – еще быстрее выполняемые задания и более удобные процессы

Стремясь к тому, чтобы система DocLogix еще больше отвечала постоянно изменяющимся потребностям клиентов, мы дополнили ее несколькими важными функциями:

1. Автоматизация заполнения данных. Руководителям компаний и организаций ежедневно приходится писать и накладывать резолюции, давать задания своим подчиненным. Часто им нужно вводить одни и те же указания: ознакомиться, ответить, исполнять и т. п. В новой версии DocLogix их нужно будет ввести только один раз, а потом просто выбирать из списка. Быстро и удобно.

Кроме того, новый автоматический шаг сможет перенять заполнение и других повторяющихся данных, или данных, которые могут заполняться автоматически. Ведь часто данные повторяются, строго зависят от уже существующих данных, от этапа процесса. Вам придется только указать, когда и что заполнить. Эта функция позволит сэкономить время, исключить ошибки, допущенные вследствие человеческого фактора.

2. Еще более разумные процессы. Обычно процесс автоматически стартует на стадии создания документа. Теперь система автоматически запустит процесс, если данные в уже существующем документе будут подкорректированы. Это станет хорошей подмогой в тех случаях, когда начало процесса напрямую зависит от данных документа.

3. Автоматическое сохранение изменений. При редактировании документа (напр., строки счета) более не придется дополнительно сохранять и основной документ. Вам больше не придется думать, действительно ли все коррекции были сохранены в системе, – это за вас сделает DocLogix.

4. Расширенная проверка уникальных атрибутов. Вам больше не придется оказаться в ситуации, когда после введения массы информации в карточку документа при попытке все сохранить вы узнаете, что такой документ уже существует. Теперь информацию об этом вы получите сразу. Система DocLogix начнет осуществлять проверку уже с введения самых первых данных о документе. Ваш системный администратор в соответствии с типом вашего документа и вводимой информацией установит, по каким строкам система DocLogix сможет определить введение дублирующихся данных.

5. Расширенная функция копирования документов. Для того чтобы вы могли оптимизировать работу администраторов, представляем функцию копирования документов DocLogix. Теперь вы сможете одновременно не только скопировать нужный документ, но также сразу перенести его в другое место хранилища документов и изменить его тип.

В терминологии DocLogix документ – это не только документ в его широком понимании, но и описательная карточка с множеством характеризующей его информации (дата, отправитель, ответственное лицо, номер документа, сумма и т. д.). Строк, предназначенных для заполнения информационными данными, может быть очень много. Обычно на администратора ложится сложная задача – для каждого нового типа документа создать его описательную шаблонную карточку, установить, какие строки нужно будет заполнить пользователям, установить средства защиты (кто может видеть данный документ).

6. Усовершенствованное изображение числовых значений в документах. Теперь оно полностью будет соответствовать принятому в вашей стране стандарту форматирования числовых значений (напр., поставит точку перед тысячной долей).

7. Скачивание документов прямо из системы DocLogix. В новой версии DocLogix 2016 нужный вам документ из системы вы скачаете одним нажатием.

Редактирование документов с использованием браузеров Google Chrome и Firefox

Зная, что вам нравится иметь возможность выбора, мы продолжаем совершенствовать доступность системы DocLogix через разные браузеры. Теперь вы сможете редактировать файлы, даже если пользуетесь системой не через Internet Explorer.

Если вы используете устройства Apple, предлагаем к системе DocLogix подключаться через браузер Google Chrome.

Исправление ошибок

Продукт DocLogix существует уже 13 лет, и на этот раз мы уделили массу внимания обработке кода системы и исправлению ошибок. Мы исправили множество ошибок, которые мешали вашей гладкой работе. Теперь система будет работать еще быстрее и точнее.

Вы хотели бы обновить систему уже сегодня? Свяжитесь с консультантом DocLogix, работающим с вашей компанией!